KERTAS CADANGAN
eJMB, SEBUAH SISTEM SOKONGAN PENGURUSAN STRATA
ATAS TALIAN
Penerangan
eJMB bertujuan untuk mengurangan kepincangan pengurusan dengan mengadakan sebuah sistem sokongan maya (virtual help desk) yang berpusat. Ianya menggunakan komunikasi dua hala di antara pengguna (penduduk) dan kakitangan (badan pengurusan JMB). Ini membolehkan pengawasan yang teliti, telus dan bertanggungjawab.
Dengan anjakan ke sistem eJMB yang menerapkan automasi secara maya ini, kecekapan kerja badan pengurusan boleh ditingkatkan, dengan menghimpunkan sebarang pertanyaan penduduk daripada pelbagai sumber; emel, panggilan telefon dan laman web ke sebuah laman web yang mudah digunakan.
Untuk bahagian kakitangan, bahagian belakang atau (back end), seorang kakitangan berupaya untuk menguruskan semua pertanyaan di dalam satu tempat khusus. Penduduk dan pengguna juga boleh mengesan perkembangan pertanyaan mereka, memastikan ketelusan dan tanggungjawab terhadap aduan mereka.
eJMB juga boleh diperkasakan lagi dengan penggunaan Telegram. Dengan penggunaan bot Telegram, pihak pengurusan boleh menjawab pertanyaan penduduk (tanpa mendedahkan nombor atau identiti peribadi mereka), dan sebuah kumpulan Telegram boleh digunakan untuk perhubungan dalaman untuk kakitangan, untuk mendapatkan pemberitahuan isu baru.
Sistem eJMB tidak bermaksud untuk menggantikan sistem sedia ada secara keseluruhannya. Sebaliknya ia bertujuan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan sedia ada, dengan mengambil kira kepentingan penduduk dan kawasan perumahan yang diselia. Saluran-saluran lain tetap kekal, seperti panggilan telefon ataupun lawatan ke pejabat. Namun pengguna eJMB akan sedar, eJMB adalah lebih mudah untuk dan praktikal sebagai ’kaunter pertanyaan ataupun aduan’. Aduan secara lisan dan bertulis boleh dilupakan atau tersalah tulis. Dokumen pula boleh hilang, dan dengan eJMB, ini semua akan dikurangkan ke tahap minimum, dan kebanyakan ini dilakukan dengan secara automatik.
Prestasi badan pengurusan dan sebarang kakitangan adalah terbuka untuk diteliti oleh badan pengurusan bersama, dan ditingkatkan di mana perlu. Papan pemuka eJMB akan menyediakan butiran laporan yang diterima, dan boleh diperinci mengikut tempoh, kakitangan ataupun pengguna.
Kadar maklumbalas juga boleh diperhatikan, dan pencerahan punca boleh dicapai untuk penambahbaikan. Sistem komunikasi dua hala di antara badan pengurusan dan penduduk juga boleh dimantapkan lagi.
Bagaimana eJMB Berfungsi
- Pengguna dan kakitangan (dinamakan ejen) membuat tiket melalui laman web, emel, panggilan telefon, ataupun secara bersemuka.
- Tiket-tiket yang dicipta ini akan ditugaskan kepada jabatan dan/atau ejen yang berkaitan.
- Ejen yang ditugaskan akan membantu pengguna sehingga ada penyelesaian.
- Tiket ini akan ditutup dan diarkibkan.
Bayangkan contoh berikut;
Seorang penduduk membuat laporan mengenai kerosan lampu. Dia akan log masuk kepada eJMB dan membuat tiket, yang akan diterima oleh jabatan sokongan. Tiket ini kemudiannya akan ditugaskan sewajarnya.
Di dalam kes ini, kes kerosakan lampu ini akan diajukan kepada jabatan Penyelenggaraan. Seorang ejen Penyelenggaraan akan menggantikan lampu yang rosak ini dan merekodkannya di dalam sistem. Demikianlah untuk isu lain, seperti Kewangan, untuk urusan pembayaran penyelenggaraan misalnya.
Seorang penduduk boleh memuat naik lampiran seperti imej kepada tiketnya. Dalam membuat laporan kerosakan misalnya, sebuah gambar akan menjelaskan lebih mudah situasi kerosakan itu. Ataupun di dalam kes pembayaran, seorang pengguna boleh memuat naik lampiran bukti pembayaran, atau sebarang dokumen sokongan lain, jika perlu. Seseorang pelawat pula boleh mendaftar dan memuat naik gambar dokumen pengenalannya semasa pendaftaran.
Sebarang perkembangan sebuah aduan akan direkodkan di dalam sistem. Secara dalaman, semua ejen dan bahagian yang terlibat akan mencari penyelesaian pertanyaan penduduk, dan ini juga direkodkan di dalam sistem. Sebuah penyelesaian mudah, di hujung jari pengguna saja. Carta aliran kerja (Gmbar 1) di bawah mungkin boleh memberikan pencerahan interaksi seorang pengguna dengan sistem eJMB.
Objektif
- Melicinkan operasi pengurusan, dengan memperkenalkan sebuah titik tumpuan interaksi antara penduduk dan badan pengurusan.
- Mengurangkan kertas kerja.
- Penilaian secara terperinci terhadap kakitangan dan jabatan yang terlibat di dalam aliran kerja.
- Ketelusan dan perkembangan isu dan kerja buat penduduk dan kakitangan.
- Memperkenalkan sistem yang anjal, dan mengurangkan interaksi secara bersemuka (kerana Covid), dan siapsiaga walaupun di masa luar waktu pejabat dan cuti umum.
- Pengawalan sepanjang masa, dengan merekodkan tiket sepanjang masa.
CADANGAN PENYELESAIAN
eJMB, sebuah sistem sokongan pelanggan secara maya. Ia merupakan sistem yang berasaskan ‘tiket’, dan telah disesuaikan untuk sebuah badan pengurusan strata. Ia beroperasi sepanjang masa, setiap hari, dengan pengawasan minimum. Seorang pengguna atau penduduk boleh membuat aduan, mengemukakan permohonan, membuat pembayaran, atau mendaftarkan pelawat walaupun di luar waktu pejabat. Pendaftaran pelawat, terutamanya penghantar makanan juga boleh dimasukkkan ke dalam sistem ini.
Sila lawati laman eJMB untuk menggunakan sistem eJMB, dan tekan ‘Log Masuk’. Butiran akaun telahpun dimasukkan secara automatik untuk tujuan demonstrasi.
Portal Penduduk (Front End)
|
|
|
|
|
Nota:
eJMB menyokong pelbagai bahasa. Sila pilih bahasa di atas kiri.
|
Membuka Tiket
|
|
Tatacara membuat tiket dengan mudah. Pilih ‘Buka Tiket Baru’. Buat pilihan topik dan isikan butiran yang diperlukan.
|
|
|
Anda boleh memuat naik lampiran, seperti fail, atau jika melalui telefon pintar anda, anda boleh menggunakan kamera untuk memberikan pencerahan isu yang dihadapi.
Nota: Semasa menggunakan telefon anda ketik pada ‘pilih fail’ untuk membolehkan anda membuat pilihan memuat naik gambar sedia ada di dalam telefon anda, ataupun tangkap gambar baru. Jika anda menggunakan komputer, ‘drag and drop’ lampiran yang dikehendaki ke medan ‘Letak fail di sini’.
|
‘Front end’ sistem ini telah direka untuk kepenggunaan yang tidak rumit, dan boleh dicapai dengan komputer, telefon pintar ataupun tablet, yang ada capaian internet. Seorang penduduk cuma memerlukan sebuah alamat emel yang sah untuk menggunakan sistem ini. Sila rujuk carta aliran berikut untuk pencerahan.
Tangkap Layar eJMB (Front End)
|
|
|
|
|
Butiran pelawat boleh direkodkan untuk perhatian pihak keselamatan. Pihak penduduk juga boleh membuat pendaftaran lebih awal untuk pelawat atau pun kontraktor mereka, untuk memudahkan kemasukan pelawat mereka. |
Portal Kakitangan (Back End)
Paparan untuk kakitangan (back end) adalah berbeza. Untuk tujuan demonstrasi ini, sila tekan di sini..
Berikut telah disertakan beberapa tangkap layar daripada paparan kakitangan. And boleh gunakan pautan tadi untuk meneroka sendiri sistem ini. Sila hubungi Adee di emel hello@adeeology.my atau hubungi 010-4616553 untuk penjelasan lanjut.
Tangkap Layar eJMB (Back End)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Senario penggunaaan mungkin
eJMB bukan sekadar menerima aduan. Ianya juga boleh disesuaikan untuk digabungkan dengan perisian lain. Senarai ini adalah diantara sebahagian fungsi-fungsi yang boleh ditambahkan ke sistem ini.
- Kutipan pembayaran, invois, kutipan wang penyelenggaraan, ataupun deposit.
- Permohonan kerja (ubahsuai rumah contohnya).
- Kemasukan dan pengawasan pelawat (memohon pas lebih awal).
- Penyediaan dan pengawasan medan letak kenderaan untuk pelawat.
- Aduan keselematan sepanjang masa.
- Kotak sembang (chat box) dari hampir semua saluran popular seperti WhatsApp, Telegram atau Facebook Messenger.
- Peti cadangan daripada pengguna.
- Membenarkan Kerja dari Rumah (Work From Home (WFH)) untuk kakitangan, sekiranya perlu.
Kos
Kos keseluruhan adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian keadaan. Sebahagian besar daripada kos ini akan dihabiskan untuk khidmat pelayan web (webhost). Kos ini akan disebarkan melalui bayaran bulanan, sekiranya menggunakan model langganan, dan akan mempunyai sokongan teknikal dan pelanggan. Jikalah pihak pengurusan mempunyai pelayan web sendiri, latihan dan dokumentasi akan disediakan, tapi khidmat sokongan adalah mengikut insiden.
Pelan-pelan yang tersedia ialah;
- RM400 sebulan atau RM4,320 setahun (pengurangan 10%).
Ruang simpanan 20GB, 10 akaun pengguna.
Nama domain khusus (www.nama-laman-anda.com.my), dengan 10 akaun emel. - RM600 sebulan atau RM6,480 setahun (pengurangan 10%).
Ruang simpanan 50GB, 30 akaun pengguna.
Nama domain khusus (www.nama-laman-anda.com.my), dengan 30 akaun emel. - RM800 sebulan atau RM8,640 setahun (pengurangan 10%).
Ruang simpanan 100GB, 50 akaun pengguna.
Nama domain khusus (www.nama-laman-anda.com.my), dengan 50 akaun emel. - Anda mungkin telah mempunyai domain sendiri dan pelayan web sendiri, dan ingin melayan eJMB sendiri. RM6,000 bayaran sekali saja.
Untuk pelan 1, 2 dan 3, bayaran permulaan RM2,000 diperlukan untuk pelayan web dan pemasangan awal, dan latihan. Bayaran ini akan dipotong separuh sekiranya anda membayar untuk setahun. Ini bermakna anda hanya membayar RM1,000 serta RM4,320, dan bukannya RM2,000 serta RM400 sebulan. Ini adalah penjimatan sebanyak RM1,480.
Sebut harga ini adalah terbuka untuk perbincangan, dan sebarang pencerahan mengenai ruang simpanan, atau akaun pengguna boleh diperhalusi secara bersemuka. Anda dipersilakan untuk menerokai sistem ini dengan melayari eJMB di https://demo.adeeology.my/ejmb. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi Adee di 010-4616553 atau melalui emel di hello@adeeology.my untuk mengadakan sesi rundingan secara percuma di Lembah Klang.
Nota:
Muat turun salinan dokumen ini dalam bentuk PDF.